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会议/会展需要准备哪些工作？
admin2024-07-14人已围观
一、根据会议要求，会议会场的布置，包括会议会展的会标，灯光，多媒体，电源，桌椅，茶杯，广告牌和各个服务的安排都要落实到位。
二、根据酒店或者其他会议场所提供的房间状况表，在报到前就应该确定房间，选定专家和领导入住的房间和楼层。一些细节上的问题也不能忽视，比如说房间类型，需要放的水果，点心和其他卫生及特殊的安保工作。
三、提前检查菜单和其他服务状况，提前检查餐厅卫生，餐具必备品和完好程度，检查桌椅数量和摆设，确保准备完整。
四、提前调整宣传设备的摆放和位置，会议期间的摄影设备和摄影人员的搭配要及时到位。电源的安全，确保会议开展道路的通畅，加强楼层和门卫等处的检查，增加安全隐患的意识。
五、为避免个别代表和领导的异常状况，应成立医疗组或者是生活服务小组。会议散场和为防止意外发生，应该在大厅、楼层、餐厅、会议室和电梯表示箭头，和安全出口。
一、确认方向
首先需要确定这个展会的主要目的，比如是开业、新品发布、周年庆等，其次是规模，这决定了这场活动的预算。
二、活动准备
然后就是提前联系场地并着手设计和制作邀请函、会场陈设、活动环节要用到的道具等。
如果需要邀请比较重量级的嘉宾，还需要提前接洽嘉宾的档期和费用等。
三、时间预留
做好预留出1-2和月的时间及进行准备。其实最方便的方法就是提前联系有相关业务经验的广告公司，提供自己的信息、想法和需求，其实是比你自己亲历亲为，又要对接场地又要盯设计、制作以及现场布置等要省心省力的，如果没经验或者不够了解，很多地方都容易踩坑或者花冤枉钱，时间上还可能没有保障。
四、关于我们：
千界创意，是一家致力于“创意改变世界”的品牌全案服务公司。提供品牌定位、品牌设计、公关传播、活动执行、会议展览等品牌全链条建设服务。通过科学有效的工作方法，帮助客户构建卓越品牌体系，打造强大品牌认知。
1. 邀请函，邮件和电话邀请配合使用
(展会内容可以提前1-3个月在邮件签名处编写好，方便可以告知，最大范围的告知)
2. 名片登记本，需要表示出合影的编号或者时间
3. pad，准备图片和视频内容，工厂，样品间，设备，检测报告等，更直观的介绍自己
4. 给客户发送展位图和展馆平面图，标注自己展台，电梯口等位置，方便客户到达
5. 布展完毕后给客户发送展位照片，合影照片和个人展会合影照片
一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。
1、 确定会议目的及内容。
2、 确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。
3、 确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。
4、 向财务中心申请会议经费预算。
二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导 名单，确认参会人员名单。
三、会议负责人安排会议议程。
1、 确认会议主要流程及各发言人内容。
2、 控制会议时间，安排会中休息。
四、会议材料的撰写
1、 安排会议主旨材料撰写。
2、 通知发言人准备讲稿。
3、 准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。
4、 撰写领导的发言报告。
5、 准备主持词。
五、会前会场准备工作。
1、 分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。
2、 布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。
3、 检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。
4、 准备会议需用道具。
5、 给参会人员准备纸和笔。
6、 如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。
7、 制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。
六、安排会议预演。
1、 在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及 时发现问题，完善会议准备工作。
2、 审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。
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