会展策划的会展筹划细节

一、会展策划的会展筹划细节

（一） 邀请

邀请是确保会议或展览成功的关键步骤之一。通常，邀请过程包括信息发布、回执处理和确认通知三个环节。

1. 信息发布：通过印刷品（如邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告或电子媒介公告等形式发布信息。信息通常包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等。

2. 回执：回执是评估会展活动成功与否的重要指标。回执应包括明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达时间、迎送要求等信息。

3. 回执方式：回执可以通过传真、信函、电子邮件、网络或电话等多种方式提交。

（二） 签到与入住安排

对于大型会议或展览，签到和住宿安排通常是一体的。需要考虑的因素包括回执统计表、签到表格、引导人员、住宿宾馆的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、入住者姓名及房号的小信封等。

（三） 餐饮安排

对于会议，通常会统一安排餐饮，包括自助餐或围桌餐。需要考虑的因素包括开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

（四） 秘书服务

秘书服务包括文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。通常按类别笼统计算，也可以按不可预计费用或其他类别计算。

（五） 茶歇

对于中小型会议，特别是高层会议，会间茶歇非常重要。茶歇包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及开放时间要求等。

（六） 翻译

翻译是会议中非常重要的环节，需要提前与翻译进行沟通，了解发言者的语速、会议内容等，以确保翻译的准确性和专业性。

（七） 车辆调度

对于大型国际会议，车辆调度非常重要。需要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等。

（八） 健康保障

对于特殊会议，如高龄知名学者、身体残疾专家或政府官员参加的会议，应考虑健康保障，包括医疗信息收集、急救车辆呼叫、常用药品采购等。

（九） 保险知识

展览需要办理保险，包括展品、运输、人身、第三者等相关险种。

（十） 礼仪与迎送

对于会议，礼仪工作包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备等。需要注意礼仪的文化素质及外语基本技能。

（十一） 展台人员训练

展台人员培训包括了解展出目的、掌握展台工作技巧、培养合作及集体精神等。

（十二） 秩序维护

对于大型会议或展览，秩序控制非常重要。可以使用代表证或入场券等方式进行控制。

（十三） 会展考察/旅游

会展考察或旅游通常为嘉宾特别安排，具有公关性质。需要考虑的因素包括目的地住宿餐饮预定、交通工具、司乘人员及向导等。

（十四） 展览设计

展览设计是展览成功的关键。设计应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定进行。

（十五） 产品展位装潢及展具使用

对于参展企业，展位的装饰对产品形象有重要影响。流行的展示用具有三种：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。

（十六） 交际/酒会

交际/酒会需要细心策划，包括乐队、节目及演员、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、司仪等。

（十七） 新闻发布会

新闻发布会包括活动策划、节目策划、资料准备、与会人员邀请、时间、场地落实、场景布置等。

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